さぁ 文書を整理しましょう
■2011年7月30日
文書ファイル検索システムを導入して2年以上が経過しました。
表紙や全文を対象にキーワード検索ができるようにし、日付や作成者・部署など色々な角度から検索できるようにしてあります。
一番のこだわりは、表紙を画像として見ることができる点です。
この機能により、「あーこれこれ。」という風に直感的に思い出すことができます。
１０回を軽く超える修正依頼を何とか耐え、システムを作っていただいたシステム会社様の頑張りもあり、とてもよい仕組みができたと思っています。
しかし、滅多に使われることはありません。
このシステムを導入して以来、文書の増え方が随分緩やかになったと思います。
登録の手続きが少々面倒なのが理由の一つだと思います。
システム導入にあたり、一度全ての書類を見直し整理したので、その時点から管理対象の文書が増えなければシステムを使わずとも辿れてしまう。
システム会社様には心苦しく、担当者としての矛盾も感じもしますが、みんなが「辿れる」ということは大きな視点で見ればイズミにとって”よし”だと思います。
来月は半年に１度の文書見直し月間です。
やりかけの仕事やもう不要になったメモ書きなどを１枚１枚見ながら取捨選択していきます。
このあえてアナログ的な作業を行うことで気づくこと、思いだすことって結構あります。
「あーまた面倒くさい時期だなー」と思わず、「文書以外の何かも見つけてやるぞー」という思いで取り組みたいと思います。