文書ファイルの整理
■2010年8月21日
今日は馬場ちゃんと文書ファイルの片付け、契約書見直し日のスケジュール登録などをしました。
不要ファイルは「しずかちゃん」にどんどん放り込みます。
中でも契約書は数十社分あり、それぞれに有効期間や更新確認期限などありますから、きちんと管理するのはそれなりに骨が折れます。
今までも毎月該当する契約書を抽出しては担当者に確認するという手順を踏んでいましたが、これからは共有スケジュールと文書ファイルを連動し、自動的に促すように変更します。
文書ファイルは 不要ファイルを破棄、新規の登録だけでなく、今あるものを見直すという視点からも管理しなければならないので 個人個人のマイルールで運用されては困ります。
今回、半年に１度の見直しをしましたが、決められたルールを守ること、高いモラル意識で見直すことなどに改めて気づくいい機会となりました。